Często podczas warsztatów dotyczących zarządzania aktywnością w czasie zadaję menedżerom lub specjalistom pytanie, kiedy ostatnio otrzymali zadanie, którego termin nie był określony jako pilny. Najczęściej mają kłopot z przypomnieniem sobie takiej sytuacji.
Wówczas przypominam sobie historię pewnego menedżera, który wybierał się na urlop. W ostatni dzień pracy, kiedy pakował swoje rzeczy do torby, otrzymał nagle zadanie, które wymagało od niego kilkugodzinnej żmudnej pracy przy komputerze – polegało na zrobieniu przekrojowego raportu dotyczącego kluczowych klientów. W związku z tym, że zaraz po pracy planował wyjazd z rodziną, menedżer ów próbował jeszcze negocjować termin oddania zadania, ale, niestety, bez skutku. Osoba zlecająca to zadanie twierdziła, że „i tak już jesteśmy spóźnieni z realizacją tego raportu”. Menedżerowi pojawiło się w głowie pytanie, z jakiego powodu, skoro „jesteśmy już spóźnieni z realizacją tego zadania”, on dowiaduje się o tym, że jest ono do zrobienia dopiero dzisiaj, ale… pozostawił to pytanie dla siebie.
Westchnął ciężko, spędził pół nocy nad raportem i wyjechał z rodziną na wakacje dzień później.
Po powrocie, w trzecim dniu pracy, podczas sprawdzania skrzynki mailowej, zauważył, że wiadomość z wysłanym kilkanaście dni temu pilnym raportem została dopiero po raz pierwszy odczytana przez osobę, która mu zleciła to zadanie. Oznaczało to, że ten bardzo pilny raport mógł zrobić po powrocie z urlopu. Zawrzało w nim i w jego głowie pojawiło się oczywiście wiele pytań. Tym razem nie pozostawił ich dla siebie, lecz postanowił porozmawiać. W odpowiedzi uzyskał enigmatyczną odpowiedź typu: „wiesz, chciałem cię przycisnąć, żebyś nie zapomniał, wiesz, jak jest u nas w firmie, zlecasz coś a i tak otrzymujesz z opóźnieniem, chciałem mieć pewność, że będzie na czas itd…”
Żyjemy w czasach totalnej dewaluacji słowa PILNY – manipulujemy nim, by nadać rangę zadaniu, podkreślić swoje ego, szarżujemy w taki sposób, że tak naprawdę wszystkie zadania zaczynają być pilne i nic z tego przymiotnika nie wynika, a w rezultacie nie jesteśmy w stanie wyłonić żadnych priorytetów. A najgorsze jest to, że ta pilność jest pozorna, bo gdyby się tak zastanowić, to tak naprawdę każde z zadań ma swój konkretny termin. Niekoniecznie pilny, tylko bardzo dokładnie określony.
Zanim powiesz PILNE, zastanów się, czy dane zadanie na to zasługuje. Jak to mówił Marek Piekarczyk: ALBO JEST SZYBKOŚĆ, ALBO JEST WOLNOŚĆ.